Escolha da temática, lista de speakers, convidados selecionados. Preparar uma convenção de vendas matadora é desafiador e exige centenas de horas de dedicação e planejamento. Nessa correria, no entanto, nem sempre algumas questões tidas como coadjuvantes recebem a devida atenção e podem resultar em queda da qualidade do evento.
Primeiramente é preciso deixar claro que o projeto deve estar bem desenhando antes de iniciar a execução de ações de preparo. Muitas vezes algumas coisas começam a ser feitas antes da equipe ter uma visão nítida de como será a convenção de vendas, seu tema, o número de participantes estimado. E aí é muito comum que ocorram erros importantes. Sempre que participo de um projeto desse tipo, seja como palestrante, apresentador ou parte da equipe de planejamento, observo algumas dessas questões.
Listo abaixo questões periféricas que não devem ser esquecidas na convenção de vendas:
– A estrutura oferecida: é preciso se certificar de que o local escolhido comporta o número de participantes, tenha espaço para as ações planejadas, ofereça conforto e infra para recursos audiovisuais, por exemplo. É importante testar o espaço antes, para garantir que tudo saia de acordo com o planejado. Uma visita da equipe ao local, testes de luz e som, por exemplo, são boas iniciativas.
– Escolha de horários no cronograma: um erro comum é o fato de se dar pouca atenção à distribuição de horários. Uma palestra muito densa logo após o almoço, pausas em intervalos mal calculados acabam dispersando a atenção dos participantes na convenção de vendas. O ideal é garantir momentos de descontração e intercalar assuntos mais sérios com estas horas mais leves.
– Premiação: muitas vezes este é o ápice da convenção de vendas para os participantes e nem sempre a equipe organizadora trata o momento com a devida atenção. Pouco tempo para este reconhecimento ou nenhuma ação de valorização acabam desmotivando quem tanto se esforçou para chegar a este patamar.
– Lideranças com espaço: por fim, é importante reservar espaço para as lideranças falarem com os participantes. Mesmo que a convenção seja conduzida por profissionais, uma breve fala de quem comanda as equipes no dia a dia não pode falar. Ele precisa mostrar que está presente, assumindo junto com os liderados os desafios que estão sendo propostos.